AI 구독료 연구비·사업비 처리 — 막히는 이유와 기관 명의로 사는 길

AI 채팅 구독을 연구비·사업비로 처리할 수 있는지는 과제 협약, 사업별 연구비 사용 기준, 기관 연구비 규정이 정해요. 실제로 자주 막히는 건 구독 자체보다 사는 방식이에요. 처음부터 기관 명의로 국내 사업자에게 사면 견적서와 세금계산서(또는 카드 매출전표)를 받고 필요한 개월만큼만 살 수 있어요.

여기서 말하는 채팅 구독은 ChatGPT·Claude·Gemini 같은 서비스예요. 이 글은 원포트에서 나오는 서류만 다루고, 세무·회계 자문이 아니에요.

정산이 될지는 기관이 정해요. 해외에서 낸 결제의 부가세는 아래 글에서 따로 봐요.

1. 1결제한 곳의 영수증이나 인보이스를 받아 둬요.
2. 2같은 결제의 카드 매출전표를 함께 챙겨요.
3. 3결제한 기간이 과제 기간 안에 드는지 날짜를 맞춰 봐요. 과제 기간을 넘은 달이 있으면 따로 표시해요.
4. 4어떤 연구에 썼는지 한두 줄로 적어 둬요.
5. 5정산을 신청하기 전에 이 자료를 들고 산학협력단에 집행 대상인지 물어요.

한 사람이 한 서비스를 과제 기간 동안 쓰면 AI 계정이 맞아요. 여러 사람이 여러 AI 모델을 나눠 쓰고 쓴 만큼만 크레딧을 사용하려면 원포트 AI API 크레딧이 맞아요.

1 크레딧 = 부가세 포함 2원어치예요.

1. 1대학 학과·센터는 스쿨오더, 공공기관·회사 팀은 오피스오더 상품 페이지에서 옵션을 골라요. 직인이 찍힌 견적서가 바로 나오니 이 견적서로 품의를 올려요.
2. 2주문서에서 구매 유형을 「학교·기관 구매」(오피스오더는 「회사·기관 구매」)로 골라요.
3. 3결제는 「계좌입금」·「카드 결제」·「납품 후 결제 (후불)」 중에서 골라요.
4. 4세금계산서가 필요하면 「계좌입금」이나 「납품 후 결제 (후불)」의 계좌입금 정산에서 「세금계산서」를 골라요. 사업자등록번호가 없으면 「사업자/고유번호」 칸에 고유번호를 적어요.
5. 5카드로 낸 주문은 카드 매출전표가 증빙이고, 같은 거래에 세금계산서를 겹쳐 발급하지 않아요. 재무팀이 세금계산서를 원하면 처음부터 계좌로 내요.

국고·교비 같은 사업비로 산 크레딧은 재원과 인정기간을 알려 주시면 저희가 지갑에 세 칸을 적어요. 「서비스 지원기간」은 저희가 중계와 기술 지원을 하는 기간이에요. 「사업비 인정 사용기간」 안에 쓰신 만큼이 이 재원의 정산에 들어가요. 「잔여분 처리」는 따로 적은 게 없으면 계약서에 정한 대로예요.

기간이 지나도 잔액은 없어지지 않아요.

재원과 인정기간은 지갑마다 하나예요. 과제마다 재원이나 기간이 다르면 사기 전에 도입 문의로 지갑을 어떻게 나눌지 물어 주세요. 이미 산 지갑이면 상담 채팅으로 재원 이름과 인정기간을 알려 주세요.

이 규칙은 크레딧 지갑에만 해당해요. AI 계정은 고른 개월만큼 쓰는 상품이라 인정기간을 따로 적지 않아요.

괄호를 채워 산학협력단 연구지원팀에 보내요.

[문의] AI 채팅 서비스 이용료 연구비 집행 가능 여부 사전 문의
안녕하세요. (○○학과) (○○○) 연구실 (○○○)입니다.
- 과제명·과제번호: (적어 주세요)
- 과제 기간: (YYYY.MM.DD ~ YYYY.MM.DD)
- 사용 인원·기간: (○명 / ○개월)
- 사용 목적: (예: 문헌 정리, 코드 작성 보조)
물어볼 것
1. 이 과제의 어느 비목에서 구독형 AI 서비스 이용료를 집행할 수 있나요?
2. 개인 명의로 결제한 뒤 정산하는 방식이 되나요, 아니면 기관 명의로 국내 사업자에게 사야 하나요?
3. 해외 결제(외화 카드 결제)도 집행할 수 있나요?
4. 이용 기간이 과제 기간 안이어야 하나요? 여러 달을 한 번에 사도 되나요? (국내 사업자 원화 구매 · 계정은 사람마다 하나 · 자동 결제 없음)
5. 필요한 증빙은 무엇인가요? (견적서 · 세금계산서 또는 카드 매출전표 · 거래명세서 · 거래처 서류) 비교 견적도 필요한가요?
6. 사용 내역을 따로 내야 하나요?
답 주시면 그대로 사겠습니다.

바로 사려면 사는 곳에서 옵션을 고르고 직인 견적서를 받아요. 학교장터(S2B)·나라장터로 사거나 과제에 맞춰 견적을 받으려면 도입 문의의 「사는 방법」에서 골라 주세요.