연말 남은 예산, AI 크레딧으로 집행하기 전 확인할 4가지

돈을 내고 채운 크레딧은 연말이 지나도 만료되지 않아요. 다만 올해 예산으로 사서 다음 해에 사용하는 것까지 올해 집행으로 인정되는지는 기관 회계 규정이 정해요. 결재 전에 회계·행정 담당에게 아래 4가지를 먼저 물어 주세요.

결재에 붙일 직인 견적서는 「회사용 견적서 바로 받기」(학교·대학 학과는 「학교용 견적서 바로 받기」)에서 바로 받아요. 작성일부터 14일 동안 그 금액으로 주문할 수 있어요.

연구비로 사는 대학 연구실은 산학협력단에 낼 증빙이 따로 있어요. 아래 글에 정리했어요.

1. 1올해 예산으로 사서 내년까지 나눠 사용하는 선불 상품을 집행할 수 있는지 물어요.
2. 2사업비라면 정산 인정 기간의 시작일과 끝일을 받아요.
3. 3증빙이 세금계산서·카드 매출전표·거래명세서 중 무엇이어야 하는지, 발행일 조건이 있는지 확인해요.
4. 4다 사용하지 못한 크레딧은 어떻게 하는지 확인해요. 개별 계약에 따로 정한 게 없으면 원포트 약관을 따라요. 사업자가 상행위 목적으로 산 잔액은 현금으로 돌려받지 않지만 만료되지도 않아요. 상행위 목적이 아닌 학교·공공기관은 요청하면 남은 유상분에서 10%를 뺀 나머지를 돌려받아요.

제목: [확인 요청] 올해 예산으로 AI 서비스 선불 크레딧 구매 가능 여부

○○부서 ○○○입니다. 올해 남은 예산으로 AI 서비스(원포트) 선불 크레딧 구매를 검토하고 있어 결재 전에 확인드립니다. 회신 전에는 주문하지 않겠습니다.

- 재원 이름:
- 이 재원의 회계연도 종료일:
- 올해 결재·지출 마감일:
- 예정 금액: ○○원(부가세 포함)

1. 올해 예산으로 사서 내년까지 나눠 사용하는 선불 상품을 집행할 수 있나요?
2. 사업비라면 정산에 넣을 수 있는 사용 기간은 언제부터 언제까지인가요?
3. 증빙은 세금계산서·카드 매출전표·거래명세서 중 무엇이 필요하고, 발행일 조건이 있나요?
4. 다 사용하지 못한 크레딧은 어떻게 처리하나요(반납·환불 대상인지)?

참고: 돈을 내고 채운 크레딧은 만료되지 않습니다(판매처 약관). 사업비 재원과 인정기간을 지갑에 적어 두면 사용 내역을 날짜별 정산용 원장(CSV)으로 받을 수 있습니다.
붙임: 직인 견적서 1부(작성일부터 14일 유효)

결재와 입금에 걸리는 날수는 기관마다 달라요. 1번 마감일에서 그 날수를 빼면 주문할 날이 나와요.

1. 1회계·행정 담당에게 이 재원의 결재·지출 마감일을 받아요.
2. 2견적서를 받아 결재를 올려요. 14일 안에 주문하면 그사이 판매가가 바뀌어도 견적 금액으로 계약해요.
3. 3결재가 끝나면 주문해요. 기관 구매는 「납품 후 결제 (후불)」을 요청할 수 있어요. 주문을 먼저 접수하고, 납품 뒤 세금계산서를 받아 입금해요.
4. 4후불 정산 예정일은 이용 시작일 이후로 잡아요. 후불 적용 여부와 정산 일정은 주문 확인 때 알려 드려요.

도입 문의에 인원·시기·예산을 적어 「도입 문의 보내기」를 눌러 주세요. 늦어도 다음 영업일 안에 연락드려요.