퇴사자 AI 계정·API 키 정리 — 퇴사일에 끌 것과 넘겨받을 것

퇴사 체크리스트에 메일 · 사내 시스템 계정은 있어도 AI 계정과 API 키 줄은 빠지기 쉬워요. 직원이 회사 일로 쓰던 AI 계정, 그 사람 이름으로 만든 API 키, 그 키로 돌던 자동화가 남으면 퇴사 뒤에도 그 키로 회사 크레딧을 쓸 수 있어요.

아래 표는 원포트 회사 스페이스 기준이에요. 회사 카드로 따로 결제한 개인 구독이 있다면 그 서비스의 구독 주인과 결제 카드를 확인하는 줄을 따로 더해요.

정지할 사람이 많으면 그 칸 줄이 모두 풀린 채로 나와요. 다시 고른 뒤 정지 인원을 숫자로 적어야 확정돼요. 잘못 붙여 넣은 명단 한 장으로 여러 사람이 한꺼번에 막히지 않게 하려는 거예요.

올린 명단 파일 원본은 저장하지 않아요. 큰 명단은 맞추는 동안 메일 · 팀 · 담당 줄을 두었다가 올린 뒤 24시간에 지워요. 기록에는 바뀐 사람과 건수만 남아요.

1. 1「멤버」 탭의 「HR 명단 맞추기」를 열고 「이 명단은」에서 「회사 전체 명단」이나 「이 팀들만」을 골라요.
2. 2인사 명단 엑셀에서 메일 · 팀 · 담당 열(있으면 사번 열까지)을 복사해 붙여 넣거나, CSV로 저장해 「CSV 파일 고르기」로 올려요.
3. 3「미리보기」를 눌러요. 아직 아무것도 바뀌지 않고, 정지 · 팀 이동 · 새로 넣기 · 복귀가 칸마다 몇 명인지와 「오늘 막히는 것」이 먼저 보여요.
4. 4명단에 없어도 남길 사람은 「유지(예외)」를 눌러요. 정지되는 분의 개인 API 키는 「7일 뒤 끄기」와 「오늘 바로 끄기」 중에서 골라요.
5. 5맞추는 이유를 고르고 「확정」을 눌러요.

인사 시스템이 정해진 때마다 직원 명단을 보내면 회사 스페이스의 구성원을 맞춰요. 명단 API 는 회사마다 열어 드려요.

스페이스 주인 · 관리자가 설정 탭 「명단 API」에서 [열어 달라고 하기]를 누르면 담당자가 확인하고 열어요. 열리면 주인이 그 자리에서 토큰을 만들어요.

처음엔 「확인 뒤 맞추기」라 보낸 명단을 사람이 봐요. dry_run 으로 결과만 먼저 볼 수 있어요. 정지와 복귀는 늘 사람이 확인해요. API 로 넣은 직원에게 초대 메일은 가지 않아요.

보낸 명단은 맞추는 동안과 관리자 확인을 기다리는 동안 7일까지 보관한 뒤 지워요. dry_run 명단은 보관하지 않아요.

SCIM 은 지원하지 않아요. 인사 시스템이 JSON 명단을 보내요. 보안 질의서에 「SCIM 연동」 칸이 있다면 원포트 보안성 검토 답변서의 그 줄을 그대로 옮겨요.

그 줄의 「복귀」를 누르면 정지 전 팀과 한도로 돌아와요. 정지 전에 관리자였던 사람은 주인이 「관리자로 되돌리기」에 체크해야 관리자로 돌아와요.

휴직이면 정지할 때 「복귀 예정일(휴직이면)」을 적어 둘 수 있어요. 그날이 와도 저절로 복귀되지는 않아요. 사람 목록 위 줄이 복귀 예정일이 오늘이거나 지난 분을 세어 주면 「복귀」를 눌러요.

퇴사가 확정되면 그 줄의 「영구 빼기」로 정리해요.

「명단 맞추기 기록」에서 회차를 열고, 받는 이유를 고른 뒤 「CSV 내려받기」로 받아요. 「멤버 내보내기」의 「CSV 받기」는 메일 · 상태 · 소속 · 역할 · 이번 달 사용을 담아요. 받은 일도 기록에 남아요.

「기록」 탭에는 정지 · 복귀 · 빼기 · 소유자 변경 · 키 끄기가 누가 · 언제 · 이유와 함께 남아요.

대화 내보내기는 스페이스 주인만 할 수 있어요. 떠나는 사람이 주인이라면 「설정」 탭 「대화 내보내기」의 「내보내기 방식」을 「다른 관리자 승인 뒤」나 「끔」으로 바꿔 둬요. 「다른 관리자 승인 뒤」는 주인 말고 관리자가 한 명 있어야 고를 수 있어요.

회사 퇴사 체크리스트 양식에 아래 줄을 붙이고, 대괄호 칸만 회사에 맞게 채워요.