회사·기관에서 퇴사자 정리하기 — 정지 · HR 명단 맞추기 · 소유자 변경

한 사람이 떠날 때 — 정지

1. 「멤버」 탭 사람 목록에서 그 직원 줄의 「정지」를 눌러요. 사람이 많으면 「메일로 찾기」로 찾아요.
2. 정지하는 이유를 골라요. 「퇴사·휴직」을 고르면 그 분의 개인 API 키를 오늘 끄고, 그 밖의 이유면 7일 뒤 꺼요.
3. 「복귀 예정일(휴직이면)」에는 휴직에서 돌아올 날을 적어요(오늘 이후 · 안 적어도 돼요).
4. 「정지」를 한 번 더 누르면 그때부터 채팅 · 자동화가 막혀요. 대화와 문서는 남고, 그 줄에 「정지됨」이 붙어요(날짜를 적었으면 「복귀 예정 12월 3일」도).

주인은 관리자와 멤버를, 관리자는 멤버를 정지할 수 있어요. 주인은 정지할 수 없어서, 주인이 떠날 땐 아래 「소유자 변경」를 먼저 해요.

복귀 예정일이 와도 저절로 복귀되지는 않아요. 사람 목록 위 줄이 그날이 지난 분을 세어 주면 「복귀」를 눌러요. 휴직이 늘거나 당겨지면 정지된 줄의 「복귀 예정일」에서 날짜를 고치거나 비워요.

여러 사람을 한 번에 — HR 명단 맞추기

1. 「멤버」 탭의 「HR 명단 맞추기」를 열고 「이 명단은」에서 범위를 골라요. 「회사 전체 명단」이면 명단에 없는 직원은 정지 후보가 돼요. 「이 팀들만」이면 명단에 나온 팀의 사람만 비교해요.
2. 인사 명단 엑셀에서 메일 · 팀 · 담당 열(있으면 사번 열까지)을 복사해 붙여 넣거나 「CSV 파일 고르기」로 올려요. 한 번에 5,000명까지(계약 자리가 더 많으면 10,000명까지) 맞출 수 있어요. 열을 확인하라는 글이 뜨면 「열 대응」에서 열을 고르고 「열 대응이 맞아요」에 체크해요.
3. 「미리보기」를 눌러요. 아직 아무것도 바뀌지 않고, 정지 · 팀 이동 · 새로 넣기 · 복귀가 칸마다 몇 명인지와 「오늘 막히는 것」이 먼저 보여요.
4. 줄을 고르고, 명단에 없어도 남길 사람은 「유지(예외)」를 눌러요. 정지되는 분의 개인 API 키는 「7일 뒤 끄기」와 「오늘 바로 끄기」 중에서 골라요.
5. 맞추는 이유를 고르고 「확정」을 눌러요. 미리보기 뒤 30분 안에 해야 해요.

정지할 사람이 20명과 직원의 5% 중 큰 수보다 많으면, 그 칸 줄이 모두 풀린 채로 나와요. 다시 고른 뒤 정지 인원을 숫자로 적어야 확정돼요. 팀 이동 · 복귀 · 새 팀 · 메일 바뀜이 많을 때도 같아요.

팀 크레딧 나누기를 켠 회사면 미리보기에 상한이 바뀌는 팀과 「줄이면 바로 막히는 팀」도 떠요. 막히는 팀은 이번 달 이미 쓴 몫이 새 상한만큼이라 다음 달 1일까지 못 써요 — 확정 뒤 그 팀 상한을 손으로 올릴 수 있어요. 「손으로 정함」 팀은 상한을 그대로 둬요.

올린 명단 파일 원본은 저장하지 않아요. 큰 명단은 맞추는 동안 메일 · 팀 · 담당 줄을 두었다가 올린 뒤 24시간에 지워요. 기록에는 바뀐 사람과 건수만 남아요.

메일,팀,담당
kim@example.com,운영팀,O
lee@example.com,운영팀,
park@example.com,안전팀,O

메일이 바뀐 직원 — 사번으로 잇기

명단에 사번 열이 있으면 사번으로 먼저 사람을 이어요. 도메인을 옮기거나 이름이 바뀌어 메일이 바뀐 직원은 정지 · 새로 넣기 대신 「메일 바뀜(사번 같음)」 칸에 떠요. 확정하면 같은 멤버 줄의 메일만 바뀌어 대화 · 문서 · 키가 그대로 이어져요.

아직 들어오지 않은 분은 미리 골라져 있고, 이미 들어온 분 · 관리자 · 안 받는 도메인의 분은 직접 골라요(관리자 줄은 주인만). 들어온 분을 이어 주면 지금 로그인은 끊겨요. 새 메일로 로그인하면 대화 · 문서 · 키가 그대로 있어요. 팀에 공유한 자료는 다시 공유해야 해요. 메일은 보내지 않아요 — 그분께 직접 알려 주세요.

메일을 이어 줘도 초대 메일은 다시 보내지 않아요. 아직 안 들어온 분은 멤버 탭에서 [초대 메일 보내기]를 눌러 주세요.

사번이 맞지 않는 줄은 「손으로 확인」 칸에 「사번 확인 필요」로 뜨고 바꾸지 않아요. 이미 다른 사번이 붙은 분, 앞자리 0이 빠진 사번, 두 줄이 같은 분을 가리키는 경우예요. 엑셀에서 사번 열은 텍스트로 두세요.

같은 사번이 두 줄에 있으면 미리보기가 멈추고 「같은 사번이 두 줄에 있어요. 명단을 고친 뒤 다시 올려 주세요.」가 떠요.

마지막으로 맞춘 날 보기 — 맞추기 주기

「HR 명단 맞추기」 카드 맨 위에 「마지막 맞춤 11월 3일(9일 전) · 손으로 · 매주 맞추기로 함」 같은 줄이 늘 보여요.

「명단 맞추기 주기」를 「매일」 · 「매주」 · 「매달」 중에서 정하면, 그 주기를 넘겼을 때 「개요」 탭에 「명단을 마지막으로 맞춘 지 9일 지났어요(매주 맞추기로 함).」 카드가 떠요. 명단을 맞추면 저절로 사라지고, 주기를 정하지 않으면 뜨지 않아요.

바꿀 게 없을 땐 「명단이 맞아요 — 확인으로 남기기」를 눌러 오늘 맞춘 것으로 남겨요. 알림은 화면 카드와 「기록」 탭에만 남고 메일로는 오지 않아요.

인사 시스템이 명단을 보내게 하기 — 명단 API

손으로 올리는 대신 인사 시스템이 정해진 때마다 명단을 보내게 할 수 있어요. 명단 API 는 회사마다 열어 드려요. 「설정」 탭 「명단 API」에서 「열어 달라고 하기」를 누르면 담당자가 확인하고 열어요.

열리면 주인이 그 자리에서 토큰을 만들어요. 처음엔 보낸 명단을 사람이 확인한 뒤 맞춰요. 정지와 복귀는 늘 사람이 확인해요.

보낸 명단은 맞추는 동안과 관리자 확인을 기다리는 동안 7일까지 보관한 뒤 지워요. dry_run 명단은 보관하지 않아요.

확정한 뒤 — 맡던 일 넘기기

확정하면 「인계」 칸에 떠난 사람이 맡던 것이 떠요. 개인 대화는 넘어가지 않아요.

되돌리기와 영구 정리

1. 잘못 정지했거나 휴직에서 돌아오면 그 줄의 「복귀」를 눌러요. 정지 전 팀과 한도로 돌아와요. 개인 문서는 그대로예요. 개인 API 키와 공유 자료는 본인이 다시 만들어요.
2. 정지 전에 관리자였던 사람은 주인이 「관리자로 되돌리기」에 체크해야 관리자로 돌아와요.
3. 퇴사가 확정되면 그 줄의 「영구 빼기」로 정리해요. 영구로 빼면 [복귀]로 되돌릴 수 없어요. 이 분이 만든 자동화와 연결한 앱이 지워지고, 개인 API 키도 바로 꺼져요.

정지된 사람이 있으면 사람 목록 위에 「정지 3명 · 그중 30일 넘은 1명 — 퇴사가 확정됐으면 [영구 빼기]로 정리해요.」 같은 줄이 떠요.

주인이 떠날 때 — 소유자 변경

1. 주인이 떠나기 전에 「설정」 탭의 「소유자 변경」를 열어요. 이 스페이스에 참여 중인 관리자나 멤버에게 요청할 수 있어요. 새 소유자가 7일 안에 [수락]하면 변경돼요.
2. 「새 소유자 이메일」을 적고 「변경 후 내 역할」와 이유를 고른 뒤 「변경 요청」을 눌러요.
3. 받을 분께 메일은 가지 않아요. 요청했다고 직접 알려 주세요.
4. 넘어간 뒤 옛 주인은 고른 자리로 남아요. 퇴사라면 새 주인이 멤버 탭에서 정지해요.

소유자 변경는 주인만 시작할 수 있어요. 퇴사 일정이 잡히면 떠나기 전에 해 주세요.

떠나는 사람이 대화를 가져가지 않게 — 내보내기 방식

1. 「설정」 탭 「대화 내보내기」의 「내보내기 방식」에서 「주인 혼자」 · 「다른 관리자 승인 뒤」 · 「끔」 중 하나를 골라 「방식 바꾸기」를 눌러요. 통제를 조이는 쪽(승인 · 끔)은 바로 바뀌고, 푸는 쪽은 다른 관리자가 승인해야 바뀌어요.
2. 「다른 관리자 승인 뒤」로 두면 주인이 기간과 이유를 정해 「승인 요청」을 보내요. 다른 관리자가 「대화 내보내기 승인」에서 「승인」하면 주인이 24시간 안에 같은 기간으로 한 번 받을 수 있어요.

승인해 줄 관리자가 주인 말고 한 명은 있어야 해요. 방식을 바꾼 일과 내보낸 일은 모두 「기록」 탭에 남아요.

회사 스페이스는 메시지가 많으면 파일 여러 개로 나눠 받아요. 저장할 폴더를 고르면 이어서 저장되고, 폴더를 고를 수 없는 브라우저에서는 파일마다 눌러 받아요. 승인은 한 번이면 되고, 파일을 받을 때마다 기록돼요. 끊기면 24시간 안에 설정 탭에서 이어 받아요.

보안 알림 보기

「개요」 탭 맨 위에 「최근 7일 보안 알림」이 떠요. 대화 내보내기 · 내보내기 승인 · 내보내기 통제 풀기 · 전송 정책 끄기 · 관리자로 올리기 · 관리 MCP 연결 · 주인 바뀜 · 회사 MCP 서버 켜기와 토큰 바꾸기가 누가 · 언제와 함께 보여요. 7일이 지나면 저절로 빠지고, 모두 보려면 「기록 탭에서 모두 보기」를 눌러요.

알림은 메일로는 오지 않으니 개요를 열어 확인해요.

한 일을 기록으로 남기기

1. 「HR 명단 맞추기」 카드 아래 「명단 맞추기 기록」에서 「최근 회차 보기」로 회차를 보고, 받는 이유를 고른 뒤 「CSV 내려받기」로 받아요.
2. 「멤버」 탭의 「멤버 내보내기」에서 받는 이유를 고르고 「CSV 받기」를 누르면 메일 · 상태 · 소속 · 역할 · 이번 달 사용이 담긴 파일을 받아요. 받은 일도 기록에 남아요.
3. 「기록」 탭에는 정지 · 복귀 · 빼기 · 소유자 변경 · 키 끄기가 누가 · 언제 · 이유와 함께 남아요. 「CSV 받기」로 최근 3년까지 받아요. 받는 이유를 골라야 하고, 받은 일도 기록에 남아요.