사내 AI 챗봇 구축 전에 — 직접 만들기와 문서 올린 작업공간 비교

사내 AI 챗봇이 규정·매뉴얼 질문에 답하는 정도라면, 구축 견적을 받기 전에 규정집을 올린 작업공간에서 한 팀이 먼저 써 보는 편이 빨라요. 직접 만들면 검색기·화면·로그인·권한·문서 갱신을 회사가 계속 맡아요. 작업공간은 그 일을 화면이 맡지만, 찾는 방식과 분량에 한계가 있어요.

시범에서 그 한계에 걸린 질문이 나오면, 그 목록이 곧 구축 범위가 돼요. 팀 시범에 쓸 크레딧이 필요하면 도입 문의에서 「시범 크레딧을 요청해요」를 골라 보내 주세요. 늦어도 다음 영업일 안에 답해요.

원포트 AI API를 쓰면 모델 호출과 검색용 벡터는 받아 쓰고, 나머지는 회사나 외주가 만들어 계속 돌봐요.

대화에 파일을 붙이면 그 대화만 참고하지만, 프로젝트에 넣은 지침과 파일은 그 프로젝트 안의 모든 대화가 참고해요.

프로젝트 글이 모두 12,000자 이하면 찾지 않고 통째로 읽어요. 그보다 많으면 질문에 든 낱말로 조각을 골라 한 번에 6개, 14,000자까지 실어요.

낱말은 조사를 떼고 앞부분으로 맞춰요. 「출장비는」으로 물어도 「출장비 정산」이 든 조각을 찾아요. 낱말이 하나도 안 맞으면 넣은 순서대로 파일 첫 조각을 6개까지 보고 답해요.

AI로 보내기 전에 조각 속 휴대폰 번호와 주민등록번호 꼴은 〈휴대폰 번호 가림〉·〈주민등록번호 가림〉으로 바꿔요.

이름·지침·공유·지우기는 만든 사람만 해요. 파일은 만든 사람과 메일로 초대받은 사람이 넣고 빼요. 「스페이스 전체 공개」로 들어온 사람은 묻기만 하고 파일은 넣지 못해요.

1. 1회사 단위로 쓰려면 「스페이스 만들기」에서 종류 「회사·기관」을 골라 스페이스를 만들어요. 만들면 그 스페이스 자리로 열려요. 팀원을 먼저 스페이스에 초대해요. 나중에 다시 올 때는 왼쪽 위에서 그 스페이스를 골라요.
2. 2왼쪽 「프로젝트」에서 「새 프로젝트」를 누르고 「이름」을 적은 뒤 「만들기」를 눌러요.
3. 3「지침」 옆 단추를 눌러 이렇게 적고 「저장」을 눌러요. ① 올린 자료에 있는 내용으로 답하기 ② 자료에 없으면 없다고 말하기 ③ 어느 파일 내용인지 밝히기. 지침은 개인 맞춤 설정과 함께 적용돼요.
4. 4「프로젝트 파일」의 「파일을 끌어 놓거나 눌러서 올리기」로 규정집을 올려요. 파일은 웹에서 올려요. 복사한 글은 옆 문서 단추로 「텍스트 넣기」 창을 열어 넣어요.
5. 5「공유」의 「메일로 사람 초대」에 팀원 메일을 넣고 「초대」를 눌러요. 스페이스 구성원 모두에게 열려면 「일반 액세스」를 「스페이스 전체 공개 · (스페이스 이름)」으로 바꿔요.
6. 6「이 프로젝트에서 물어보세요」 칸에 질문을 적고 「대화 시작」을 눌러요.

아래 안내를 팀원에게 보내고, 맞음·틀림 기록을 모아요.

[팀 이름] 규정 프로젝트 시범 — 질문 세트
기간: [시작일]~[끝일]
방법: 파일을 채팅에 다시 첨부하지 말고 프로젝트 안 새 대화에서 물어 주세요. 질문마다 정답이 어느 문서·몇 조에 있는지 먼저 적어 두세요.

유형마다 2개씩 물어 주세요.
① 바로 찾기 — 한 조항에 답이 있는 질문
② 다른 말로 묻기 — 규정집의 「[정식 명칭]」 대신 「[사내 약칭]」으로
③ 두 문서 걸치기 — 답이 문서 두 개에 나뉜 질문
④ 없는 내용 — 「자료에 없다」고 하면 맞음
⑤ 바뀐 내용 — 새 파일로 바꾼 뒤 같은 질문
⑥ 숫자·표 — 표 안의 값을 묻는 질문

기록 칸: 질문 / 유형 / 정답 위치 / 맞음·일부·틀림 / 답 아래 「출처」의 파일 이름이 맞나 / 메모

부르는 말과 문서 낱말이 늘 다를 때, 여러 문서를 한꺼번에 대조하는 질문이 일상일 때, 문서마다 볼 사람을 나눠야 할 때는 직접 만드는 쪽이 맞아요. 그룹웨어·메신저·사내 시스템 안에 넣어야 하거나, 문서 저장소에서 자동으로 다시 읽어 와야 하거나, 바깥 고객이 쓰는 챗봇일 때도 그래요.

회사·기관 스페이스에서는 주인 · 관리자에게 내 사용량이, 그룹 관리자에게 그 그룹의 사용량이 보여요. 주인은 기간을 정해 이 스페이스의 대화를 내보내기로 받을 수 있고, 받을 때마다 사유가 기록돼요. 사용량 화면엔 대화 내용이 없어요. 내가 지운 대화는 내보내기에서 빠져요.

쓴 글 · 첨부 · 같은 대화의 앞 내용을 고른 모델의 제공사에 보내 받은 답을 보여 줘요. 학습 · 보관은 각 제공사의 약관과 정책에 따라요. 프로젝트에서는 지침과 고른 조각도 함께 보내요. 보안 부서가 묻는 항목은 보안 검토 글에 약관 조항과 함께 정리해 두었어요.

시범을 마치고 회사 스페이스로 넓히거나 견적서·세금계산서로 사려면 도입 문의를 보내거나 「사는 곳·서류」에서 오피스오더로 주문해요.